È LEGITTIMO NEGARE L’ACCESSO AGLI ATTI, RIGUARDANTE LE DISPOSIZIONI DI SERVIZIO INTERNE DELLA POLIZIA LOCALE.

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IL DIRITTO ALLA PRIVACY PREVALE SU L’ESIGENZA DI TRASPARENZA.

È LEGITTIMO NEGARE L’ACCESSO AGLI ATTI, RIGUARDANTE LE DISPOSIZIONI DI SERVIZIO INTERNE DELLA POLIZIA LOCALE.

Il Garante della Privacy (GdP) risolve a favore dell’esigenza della riservatezza del dato personale una questione riguardante il Comune di Milano e relativa ad una istanza di accesso civico avente oggetto la richiesta di ostensione ed estrazione delle disposizioni di servizio interne dell’ ufficio di Polizia Locale.

La questione Giuridica è preceduta dal fatto storico.

Tutto nasce da una richiesta di un cittadino di ottenere copia dei documenti relativi agli ordini di servizio, e alle variazioni degli ordini di servizio, interni dell’ufficio “ricorsi”, interno alla Polizia Locale del Comune di Milano.

A tale richiesta l’amministrazione meneghina risponde limitando l’accesso solo ed esclusivamente alle disposizioni formali scritte rivolte al personale in forza al predetto ufficio interno alla Polizia Locale, oscurando però i nomi dei dipendenti.

L’interessato non soddisfatto della risposta ricevuta, si oppone alla amministrazione procedente, eccependo la necessità di un riesame della sua stanza al fine di ottenere la documentazione completa.

Il responsabile comunale della trasparenza, interessa il Garante della Privacy per ottenerne un parere in merito.

Il Garante della Privacy preliminarmente osserva che la normativa di settore, stabilisce che «chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis» (artt. 5, comma 2, d. lgs. n. 33/2013).

Il medesimo organo sottolinea ancora, che i limiti dell’ interesse “a conoscere” risiedono nella possibilità della pubblica amministrazione di opporre un diniego per evitare un pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali.

Riconosce ancora il Garante della Privacy, che dell’istanza di accesso agli atti, devono essere notiziati i contro-interessati (che normalmente vengono dimenticati, o sottovalutati nell’interesse, oppure non sono noti ) che nella fattispecie sono gli appartenenti alla Polizia Locale, assegnati all’ufficio “ricorsi”, i cui nominativi sono inseriti gli ordini di servizio.

Il Garante della Privacy evidenzia ancora la necessità di tutelare l’informazione quando essa sia riguardante una persona fisica identificata o identificabile.

Ed è proprio sul concetto di “potenziale identificabilità” delle persone fisiche in cui nominativi sono contenuti nella documentazione amministrativa, che il Garante della Privacy avalla la posizione del comune di limitare l’accesso agli atti richiesti.

Compete quindi alla amministrazione procedente di valutare l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti interessati e/o controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti richiesti.

Tocca , ancora, all’amministrazione che detiene i documenti, di valutare il rispetto dei principi del RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati»

In particolare il Garante della Privacy, suggerisce che ogni qualvolta ci si trovi difronte al bilanciamento tra il diritto/dovere di trasparenza ed il diritto/necessità di tutela della riservatezza personale, quest’ultimo prevale tenendo conto e considerando anche la possibile ricostruzione della vita e delle abitudini dei soggetti con eventuali ripercussioni negative sul piano personale, professionale, sociale e relazionale.-

Se pur vero che si tratta di una questione specifica e che la stessa non necessariamente può essere applicabile a tutte quelle similari o analoghe, a giudizio di chi scrive vanno fatte le seguenti considerazioni.

La richiesta di accesso ( nella fattispecie in commento “accesso civico”) è un momento di partecipazione del cittadino nella attività amministrativa e come tale può aprire un “tavolo di confronto” a cui vanno invitati tutti gli interessati e contro-interessati a discutere dei propri diritti.

L’esigenza di conoscere, o “far conoscere” al cittadino, deve essere messa a confronto con il dovere di provvedere della P.A, ma che con altri diritti, quali la riservatezza del dato personale.

Ed ancora. Per quando facile è “consentire l’accesso”, altrettanto delicato e necessario, deve essere motivare il diniego, ovvero la limitazione all’accesso.

vedi PARERE Garante per la protezione dei dati

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