La notificazione di atti, provvedimenti e avvisi tramite Servizio Notifiche Digitali (“SEND”). Promemoria.

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Il Servizio Notifiche Digitali (“SEND”), è la piattaforma per la notificazione digitale degli atti delle pubbliche amministrazioni, istituita dall’art. 1, co. 402, della L. n. 160/2019, realizzata e gestita da PagoPA S.p.A. su iniziativa del Dipartimento per la Trasformazione Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri.

SEND è una piattaforma software che consente l’acquisizione, l’accesso e la visualizzazione di atti, provvedimenti e comunicazioni delle pubbliche amministrazioni formati come documenti nativi digitali. Lo scopo di SEND, dunque, è digitalizzare tutte le comunicazioni delle pubbliche amministrazioni “a valore legale” (notifiche), semplificando sia il processo di trasmissione che la fase di ricezione degli atti. In particolare, la piattaforma ha l’obiettivo, per gli enti, di centralizzare la notificazione verso il cittadino o le imprese, utilizzando se possibile il domicilio digitale eletto, e creando un cassetto delle notifiche sempre accessibile (via mobile e via web o tramite altri punti di accesso) con un risparmio di tempo e costi per cittadini, imprese e PA.

Per le amministrazioni che ricorrono alla notificazione tramite SEND, il beneficio è quello di sollevare gli uffici dell’ente da tutte le fasi materiali connesse al processo di notificazione. Gli enti mittenti devono solo depositare i documenti da notificare, mentre è il gestore della piattaforma a occuparsi di tutto il resto, dall’invio dei documenti, per via digitale o analogica, fino al perfezionamento della notifica per il destinatario. Attraverso l’integrazione dei propri sistemi e applicativi con la piattaforma, inoltre, è possibile automatizzare le fasi di caricamento dei documenti, di ricezione delle informazioni sullo stato della notifica e di acquisizione delle attestazioni rilasciate da gestore, ottenendo un ulteriore significativo risparmio sui tempi di lavorazione delle notificazioni.

SEND è stata realizzata in attuazione del progetto “Piattaforma Notifiche Digitali”, previsto nell’ambito della Missione 1 – Componente 1 del PNRR (Digitalizzazione innovazione e sicurezza PA) e del Capitolo 3 del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione, relativo alle piattaforme digitali.

L’ambito di applicazione della piattaforma è disciplinato dall’art. 26 del D.l. n. 76/2020 (conv. con mod. dalla L. n. 120/2020, come modificato dal D.l. n. 77/2021). Secondo quanto previsto dalla normativa, SEND permette la notificazione di «provvedimenti, avvisi e comunicazioni, in alternativa alle modalità previste da altre disposizioni di legge, anche in materia tributaria» (art. 26, comma 3, D.l. n. 76 cit.). La notificazione a mezzo della piattaforma, dunque, si affianca alle tradizionali forme di notificazione aventi valore legale, quali le notificazioni effettuate dalle amministrazioni tramite le proprie strutture interne (a mezzo posta raccomandata A/R o a mezzo PEC), oppure avvalendosi di soggetti qualificati, quali, ad esempio, i messi comunali e messi notificatori.

Gli enti mittenti che possono avvalersi di SEND sono: a. pubbliche amministrazioni (come individuate dall’art. 1, co. 2, del d.lgs. n. 165/2001), b. agenti della riscossione; c. concessionari per l’accertamento e la riscossione delle entrate degli enti locali, di cui all’art. 52 del D.lgs. n. 446/1997, limitatamente agli atti emessi nell’esercizio di tale attività. Tramite SEND, gli enti mittenti possono provvedere alla notificazione di tutte le tipologie di atti, provvedimenti e avvisi. Si pensi, ad esempio, ai verbali di accertamento di violazioni amministrative o di infrazioni al Codice della Strada, agli atti per la riscossione dei tributi, a provvedimenti di accoglimento o diniego di istanze amministrative, ecc. La piattaforma può essere utilizzata anche per la trasmissione di documenti per i quali non è previsto l’obbligo di notificazione al destinatario affinché si producano determinati effetti giuridici. Vi sono, tuttavia, alcuni casi di esclusione espressamente previsti dalla norma (v. in particolare il comma 17 dell’art. 26, cit.). La notificazione a mezzo della piattaforma, infatti, non è applicabile:

A. agli atti giudiziari, sarebbe a dire tutti gli atti del processo civile, penale, per l’applicazione di misure di prevenzione, amministrativo, tributario e contabile e ai provvedimenti e alle comunicazioni ad essi connessi;

B. agli atti della riscossione coattiva delle imposte – disciplinati dal titolo II, capi II e IV, del DPR n. n. 602/1973 – diversi dall’intimazione di pagamento ad adempiere l’obbligo risultante dal ruolo (ex art. 50, commi 2 e 3) e dalla comunicazione preventiva di iscrizione dell’ipoteca (ex. art. 77, co. 2-bis);

C. agli atti in materia di pubblica sicurezza, dei procedimenti di competenza delle autorità provinciali, relativi a pubbliche manifestazioni, misure di prevenzione personali e patrimoniali, autorizzazioni e altri provvedimenti a contenuto abilitativo, soggiorno, espulsione e allontanamento dal territorio nazionale degli stranieri e dei cittadini dell’Unione europea, o comunque agli atti di ogni altro procedimento a carattere preventivo in materia di pubblica sicurezza, e ai provvedimenti e alle comunicazioni ad essi connessi.

I soggetti destinatari dei documenti notificati tramite SEND possono essere persone fisiche e persone giuridiche (inclusi enti, associazioni e ogni altro soggetto pubblico o privato) residenti o aventi sede legale nel territorio italiano, ovvero all’estero ove titolari di codice fiscale.

Com’è noto, con il termine “notificazione” si intende un procedimento volto alla trasmissione di atti giuridici composto da una sequenza procedurale formale che, se correttamente espleta, determina un effetto di conoscenza legale, da parte del destinatario, degli atti notificati. Il procedimento di notificazione tramite SEND trova puntuale disciplina nell’art. 26 del D.l. n. 76/2020 (conv. con mod. dalla L. n. 120/2020, come modificato dal D.l. n. 77/2021) e nel DM n. 58/2022 (recante “Regolamento recante piattaforma per la notificazione degli atti della pubblica amministrazione”). In estrema sintesi, il procedimento di notificazione tramite SEND può essere suddiviso in tre fasi.

  1. Fase d’impulso. La prima fase, che può essere definita fase d’impulso, consiste nella messa a disposizione sulla piattaforma, da parte dell’ente mittente, dei documenti informatici oggetto di notificazione. Tale attività, se correttamente espletata, comporta il perfezionamento della notificazione per il notificante «nella data in cui il documento informatico è reso disponibile sulla piattaforma» (così il comma 9, lett. a), dell’art. 26 cit.). Alle amministrazioni mittenti è richiesto di mettere a disposizione documenti formati in originale informatico conformi alla disciplina in materia dettata dal CAD e dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate dall’AgID.
  2. Fase di consegna. La seconda fase, che si può definire fase di consegna, consiste, innanzitutto, nella generazione dell’Avviso di Avvenuta Ricezione (“AAR”), ossia l’atto formato dal gestore della piattaforma, con il quale viene dato avviso al destinatario in ordine alle modalità di acquisizione dei documenti informatici oggetto di notificazione. L’AAR viene recapito telematicamente al domicilio digitale del destinatario. Se non è disponibile un domicilio digitale, il gestore di SEND provvede a recapitare al destinatario l’AAR in formato cartaceo, secondo le modalità previste dalla normativa in materia di notificazione a mezzo posta degli atti giudiziari (l. n. 890/1982), oppure, quando consentito, direttamente attraverso una raccomandata A/R. Per quanto riguarda il momento di perfezionamento della notificazione nei confronti del destinatario, secondo quanto previsto dall’art. 26, comma 9, lett. b) del D.l. 76/2020, il perfezionamento avviene:

a) il settimo giorno successivo alla data di consegna dell’avviso di avvenuta ricezione in formato elettronico. Se l’avviso di avvenuta ricezione è consegnato al destinatario dopo le ore 21.00, il termine di sette giorni si computa a decorrere dal giorno successivo;

b) nei casi in cui la casella del domicilio digitale risulti satura, non valida o non attiva, il quindicesimo giorno successivo alla data del deposito in piattaforma dell’avviso di mancato recapito;

c) nei casi di notificazione dell’AAR in formato cartaceo, dal decimo giorno successivo al perfezionamento della notificazione a mezzo posta;

d) in ogni caso, se anteriore, nella data in cui il destinatario, o il suo delegato, ha accesso, tramite la piattaforma, al documento informatico oggetto di notificazione.

È importante sottolineare, infatti, che la notificazione dei documenti tramite SEND avviene anche quando, ancor prima di ricevere l’avviso, il destinatario accede alla piattaforma e prende visione dei documenti resi disponibili nella propria area riservata. Al fine di agevolare questa modalità di notificazione degli atti, è prevista l’integrazione della piattaforma con l’applicazione IO, tramite cui i cittadini possono attivare il servizio per essere informati della presenza di una notifica tramite un avviso di cortesia, da cui visualizzare l’atto e, eventualmente pagare contestualmente eventuali importi dovuti tramite la piattaforma pagoPA. Gli utenti destinatari possono anche indicare in piattaforma un recapito email o un numero di telefono cellulare su cui ricevere gli avvisi di cortesia con le istruzioni per accedere a SEND, in modo da accedere ai documenti oggetto di notifica prima che venga predisposta la notificazione cartacea, così risparmiando i relativi costi.

Fase di documentazione dell’attività. La terza fase, che si può definire fase di documentazione dell’attività, consiste nella formazione e nella messa a disposizione, tanto dei mittenti quanto dei destinatari, della documentazione comprovante l’avvenuta notificazione, nonché ogni altro evento rilevante occorso durante l’intero procedimento. Secondo quanto previsto dalla normativa, infatti, il gestore di SEND rende disponibili agli utenti, oltre ai documenti oggetto di notifica e agli avvisi relativi all’avvenuta ricezione dei documenti o all’eventuale mancato recapito, delle attestazioni “opponibili a terzi”, necessarie per comprovare fatti rilevanti ai fini dell’esito della notificazione, quali, ad es., la data di messa a disposizione dei documenti informatici sulla piattaforma, la data di consegna dell’AAR, il domicilio digitale del destinatario risultante al momento della trasmissione dell’AAR, ecc.

Dal punto di vista tecnico, il servizio di notificazione digitale è erogato per mezzo di un’interfaccia, accessibile tramite web, differenziata a seconda che l’utente sia mittente o destinatario. L’identificazione dell’utente avviene attraverso gli strumenti di autenticazione forte SPID e CIE. Una volta autenticato, l’utente accede a un’area riservata dove è possibile:

  • per il mittente, caricare i documenti informatici in precedenza predisposti per la notificazione, di avere informazioni relative a procedimento e di tenere traccia del suo stato di avanzamento, di gestire gli utenti autorizzati ad operare in piattaforma;
  • per il destinatario, accedere ai documenti messi a disposizione dal mittente, di acquisire ogni ulteriore informazione rilevante del procedimento di notificazione, dichiarare il domicilio digitale speciale di piattaforma, gestire eventuali deleghe verso altri utenti.

Le funzionalità dell’area riservata, inoltre, consentono di ottenere i documenti, rilasciati dal gestore della piattaforma, contenenti le attestazioni opponibili a terzi, previste dalla legge al fine di comprovare fatti rilevanti all’esito della notificazione.

L’accesso a SEND è garantito attraverso i seguenti link:

  • per le persone fisiche: cittadini.notifichedigitali.it;
  • per le imprese: imprese.notifichedigitali.it;
  • per gli enti mittenti che intendono aderire alla piattaforma: selfcare.pagopa.it.

Nel Manuale Operativo predisposto dal gestore della piattaforma sono fornite tutte le informazioni tecniche relative all’utilizzo delle funzionalità della piattaforma.

Come evidenziato prima, la notificazione tramite SEND avviene, di norma, al domicilio digitale del destinatario. Innanzitutto, la notificazione viene effettuata, se disponibile, al domicilio digitale speciale eletto dal destinatario ai sensi dell’art. 3-bis, comma 4-quinquies, del CAD, ai sensi del quale è sempre possibile eleggere «anche un domicilio digitale speciale per determinati atti, procedimenti o affari», fermo restando che «colui che lo ha eletto non può opporre eccezioni relative alla forma e alla data della spedizione e del ricevimento delle comunicazioni o notificazioni ivi indirizzate». L’elezione di domicilio speciale può essere effettuata direttamente nella piattaforma (c.d. “domicilio di piattaforma”). Se il destinatario non ha eletto domicilio in piattaforma o non è possibile effettuare il recapito a tale domicilio (perché risulta non valido, saturo o inattivo), la spedizione viene effettuata al domicilio speciale eletto dal destinatario presso l’ente mittente. Quest’ultimo, infatti, nella fase di presa di creazione della notificazione in piattaforma, è tenuto a comunicare al gestore della piattaforma l’eventuale domicilio speciale eletto dal destinatario presso l’ente mittente stesso. In assenza di domicilio digitale speciale o, comunque, nei casi in cui non è possibile effettuare il recapito a tale domicilio, la notificazione viene effettuata al domicilio digitale generale, iscritto in uno degli elenchi pubblici previsti dal CAD (IPA, INAD e INI-PEC). In questo caso, se il domicilio digitale generale risulta non valido, saturo o inattivo, la piattaforma effettua un secondo tentativo di notifica. Se anche questo non va a buon esito, il gestore genera un avviso di mancato recapito, che viene messo a disposizione del destinatario tramite la piattaforma. Dal quindicesimo giorno successivo al deposito di tale ultimo avviso, la notificazione si intende perfezionata anche per il destinatario, al quale comunque il gestore provvede a dare notizia al destinatario dell’avvenuta notificazione a mezzo di lettera raccomandata e, eventualmente tramite avviso di cortesia via sms, posta elettronica ordinaria e app IO. Se il destinatario è un soggetto privo di domicilio digitale, come esposto, la notificazione dell’Avviso di Avvenuta Ricezione dei documenti in piattaforma avviene con le tradizionali modalità analogiche, già previste dall’ordinamento e, dunque, alla residenza, alla sede legale o al domicilio del destinatario.

Per poter usufruire dei servizi forniti dalla piattaforma SEND, gli enti mittenti, preliminarmente, devono accreditarsi alla piattaforma (onboarding), provvedendo alla stipula dell’accordo di adesione con il gestore della piattaforma, sottoscritto con firma digitale dal legale rappresentante dell’ente.

Una volta effettuata l’adesione, viene abilitato l’accesso al back-end della piattaforma, tramite il quale è possibile avvalersi delle funzionalità di SEND, quali l’accesso alla piattaforma tramite il sito web, la gestione delle singole notifiche, la creazione manuale della notifica (con caricamento degli atti oggetto della notifica), la verifica dello stato di avanzamento dell’iter attraverso la consultazione del dettaglio della notifica, il download delle attestazioni opponibili a terzi visualizzate e rese disponibili nella timeline. Per sfruttare al massimo i vantaggi di SEND, però, è necessario avviare un processo di integrazione tecnologica con i sistemi e gli applicativi dell’ente, in modo da fruire di funzionalità di automazione. Ciò richiede l’integrazione tramite API per garantire il riconoscimento dell’ente, l’implementazione e l’accesso, tramite i software gestionali in uso, alle funzioni di deposito dei documenti in piattaforma, di creazione automatica della notificazione, di ottenimento delle informazioni sullo stato della notificazione, di integrazione con i sistemi di contabilità e fatturazione, ecc. A tal fine, è necessario seguire le istruzioni tecniche fornite dal gestore di SEND nell’apposito Manuale Operativo, che contiene informazioni utili in merito a ogni fase del processo di notificazione tramite la piattaforma. Ogni ente può decidere se integrarsi a SEND direttamente oppure tramite un fornitore. Per agevolare il ricorso all’integrazione anche mediante fornitori esterni, il gestore della piattaforma ha reso disponibile una lista dei Partner e Intermediari tecnologici di cui è possibile avvalersi per un supporto nella gestione degli aspetti tecnici. L’adesione alla piattaforma SEND, inoltre, richiede la definizione di nuovi ruoli e procedure interne, in particolare riguardo all’individuazione dei soggetti abilitati ad operare sulla piattaforma (manualmente o in interoperabilità) ed alla gestione dei conseguenti flussi documentali e informativi. L’adesione alla piattaforma costituisce un cambiamento rilevante dal punto di vista della gestione dei documenti informatici e, pertanto, richiede la predisposizione, da parte del Responsabile della gestione documentale, di un opportuno aggiornamento del Manuale di gestione documentale dell’ente. Per quanto riguarda, infine, i costi delle notifiche effettuate tramite SEND, questi sono definiti nel decreto ministeriale del 30 maggio 2022. A tale ultimo proposito, si ricorda che l’accesso da parte delle amministrazioni ai servizi di SEND e l’integrazione tecnologica con la piattaforma sono oggetto di finanziamento tramite la misura M1C1-1.4.5 del PNRR.

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