La trasmissione in diretta streaming delle sedute del Consiglio comunale, così come la successiva pubblicazione delle registrazioni sui canali istituzionali dell’Ente, è divenuta una modalità sempre più diffusa per garantire la conoscibilità dell’attività amministrativa e favorire la partecipazione dei cittadini.
Quella che può apparire come una semplice evoluzione tecnologica della tradizionale pubblicità dell’aula consiliare pone, tuttavia, questioni giuridiche non secondarie. Una seduta pubblica può essere automaticamente trasmessa su Internet? Occorre il consenso dei consiglieri? Possono essere ripresi i cittadini presenti in aula? Cosa accade quando nel dibattito vengono menzionate condizioni di salute o altre situazioni personali particolarmente delicate?
Il punto di equilibrio deve essere ricercato tra due esigenze entrambe meritevoli di tutela: da una parte la pubblicità dei lavori degli organi rappresentativi e, dall’altra, il diritto alla protezione dei dati personali.
Lo streaming è un trattamento di dati personali.
Il primo dato da considerare è che l’immagine e la voce di una persona identificata o identificabile costituiscono dati personali. La loro registrazione, conservazione e successiva diffusione online integrano quindi un trattamento ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679.
Lo streaming non è, pertanto, una mera operazione tecnica. La ripresa della seduta e la sua diffusione, in diretta o in differita, devono rispettare i principi stabiliti dall’art. 5 GDPR: liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione.
Titolare del trattamento è il Comune, quale soggetto pubblico che determina finalità e modalità del trattamento.
La pubblicità delle sedute nel TUEL.
Il fondamento normativo deve essere ricercato innanzitutto nel D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267.
L’art. 10 TUEL stabilisce il principio della pubblicità degli atti dell’amministrazione comunale, mentre l’art. 38, comma 7, prevede che le sedute del Consiglio e delle commissioni siano pubbliche, salvi i casi previsti dal regolamento.
A questa disciplina si affianca l’art. 2-ter del D.Lgs. n. 196/2003, relativo ai trattamenti effettuati per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri[1].
Il regolamento comunale assume quindi un ruolo centrale: è attraverso la disciplina regolamentare che l’Ente può definire modalità, condizioni e limiti delle riprese e della loro diffusione.
È un principio che il Garante aveva affermato già nel 2002. Nella Newsletter n. 11 del 17 marzo 2002, doc. web n. 44094, significativamente intitolata “Sì ai consigli comunali in tv”,[2]l’Autorità riconobbe la possibilità di riprendere e diffondere le riunioni del Consiglio comunale, purché i presenti fossero debitamente informati e fossero adottate particolari cautele per evitare l’indebita divulgazione di dati meritevoli di particolare protezione. Il Garante individuò proprio nel regolamento comunale la sede idonea per disciplinare modalità e limiti delle riprese.
Consiglieri, assessori e funzionari: il consenso non è la base giuridica.
Uno degli equivoci più frequenti consiste nel ritenere necessario acquisire preventivamente il consenso dei consiglieri comunali o degli altri soggetti istituzionali ripresi.
Per consiglieri, assessori, Segretario comunale, dirigenti, responsabili e dipendenti che partecipano alla seduta nell’esercizio delle rispettive funzioni, la base giuridica del trattamento non è normalmente il consenso dell’interessato, ma l’adempimento degli obblighi istituzionali e l’esecuzione di compiti di interesse pubblico, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) ed e), GDPR, in combinazione con la disciplina nazionale e regolamentare.
Il documento assunto come riferimento sottolinea espressamente che, per i soggetti istituzionali, il consenso sarebbe non soltanto superfluo, ma anche inadeguato rispetto alla natura pubblica della funzione esercitata.
Sul punto assume particolare rilievo il parere del Garante n. 14 del 27 gennaio 2022, doc. web n. 9745318[3], reso al Consiglio di Stato sulla registrazione delle riunioni dell’organo consiliare dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni. Il provvedimento, pur riferito a un organo collegiale diverso dal Consiglio comunale, costituisce un importante riferimento nell’applicazione del GDPR alla registrazione delle riunioni di organi pubblici.
Il principio fondamentale è dunque quello della distinzione tra consenso e informativa: il consigliere non deve autorizzare individualmente la pubblicità della seduta, ma deve essere adeguatamente informato circa le modalità attraverso le quali immagini e voce vengono trattate e diffuse.
Seduta pubblica non significa diffusione indiscriminata.
la pubblicità della seduta non può essere confusa con la possibilità di diffondere indiscriminatamente qualsiasi informazione pronunciata nel corso del dibattito.
La presenza di una valida base giuridica non elimina i principi di minimizzazione, proporzionalità e pertinenza.
Particolare cautela deve essere adottata quando nel dibattito emergano dati appartenenti alle categorie particolari previste dall’art. 9 GDPR e, soprattutto, informazioni relative alla salute.
Già nel pronunciamento del 2002 il Garante aveva sottolineato la necessità di prevenire la divulgazione indebita di informazioni particolarmente delicate e, specificamente, di evitare la diffusione di informazioni sulle condizioni di salute.
Lo stesso principio emerge dagli atti del Garante relativi ai trattamenti effettuati dagli enti locali: la diffusione dei dati deve rimanere circoscritta a quanto indispensabile per assicurare la pubblicità dei lavori consiliari.
Quando, quindi, la discussione verta su qualità personali, situazioni riservate, attitudini, meriti o demeriti di persone determinate o su altre questioni incompatibili con la pubblicità, deve trovare applicazione la disciplina regolamentare relativa alla seduta segreta o alla sospensione della pubblicità.
Un ruolo rilevante da tenere in considerazioone è la posizione dei cittadini che assistono alla seduta senza intervenire, La soluzione più coerente con il principio di minimizzazione consiste nel non inquadrare il pubblico.
Le telecamere dovrebbero essere orientate sull’emiciclo e sugli spazi destinati ai consiglieri e ai soggetti che intervengono attivamente, evitando riprese generalizzate della platea. È un’applicazione concreta del principio di protezione dei dati fin dalla progettazione, la cosiddetta privacy by design.
Non appare invece corretta la formula, talvolta utilizzata negli avvisi affissi all’ingresso dell’aula, secondo cui la semplice presenza del cittadino equivarrebbe automaticamente al consenso alla ripresa. La mera presenza non costituisce, di per sé, un consenso libero, specifico e inequivocabile.
L’avviso posto all’ingresso deve avere quindi funzione informativa, non trasformarsi in una presunzione di consenso. Occorre informare i cittadini dell’esistenza delle riprese e, contemporaneamente, organizzare tecnicamente l’impianto in modo che il pubblico non venga ordinariamente inquadrato.
Un ulteriore profilo riguarda il soggetto incaricato di effettuare materialmente le riprese.
Quando il Comune affida il servizio a una società, un’associazione o altro soggetto esterno che tratta i dati per conto dell’Ente, il rapporto deve essere disciplinato secondo l’art. 28 GDPR.
Il soggetto esterno opera quale responsabile del trattamento, sulla base delle istruzioni impartite dal Comune. Devono essere regolati, tra gli altri aspetti, finalità del trattamento, misure di sicurezza, eventuale ricorso a sub-responsabili, assistenza al titolare e cancellazione o restituzione dei dati al termine dell’incarico.
Diversa è la posizione del giornalista o del cittadino che effettui autonomamente proprie riprese: questi non opera per conto del Comune e non assume quindi la veste di responsabile ex art. 28 GDPR. Restano ferme le regole applicabili all’attività giornalistica e il potere dell’Ente di disciplinare, nei limiti consentiti dall’ordinamento, le modalità delle riprese effettuate da terzi all’interno dell’aula.
Un ultimo aspetto, spesso sottovalutato, riguarda ciò che accade dopo la seduta.
Una cosa è trasmettere in diretta il Consiglio comunale, altra cosa è mantenere indefinitamente disponibile su Internet la registrazione integrale.
Il principio di limitazione della conservazione impone che i tempi siano collegati alle finalità perseguite. Quando la registrazione entra a far parte della documentazione amministrativa collegata al verbale della seduta, assumono rilievo anche le regole documentali e archivistiche; ciò non giustifica, tuttavia, una conservazione online priva di qualsiasi termine o valutazione.
È pertanto opportuno che il regolamento distingua chiaramente la registrazione e conservazione documentale dalla sua diffusione permanente sul web.
Il quadro normativo e gli orientamenti del Garante conducono, in definitiva, a una conclusione abbastanza chiara.
Lo streaming del Consiglio comunale è pienamente compatibile con i principi di trasparenza e pubblicità dell’attività dell’Ente, ma deve essere inserito all’interno di una precisa disciplina organizzativa e regolamentare.
Il regolamento rappresenta l’ossatura del sistema: deve stabilire cosa viene ripreso, chi viene ripreso, come vengono informati gli interessati, quando la trasmissione deve essere sospesa, come vengono trattati gli interventi dei soggetti esterni, per quanto tempo le registrazioni rimangono disponibili e quali misure devono essere adottate per evitare la diffusione di informazioni non pertinenti o particolarmente protette.
Una seduta pubblica può essere trasmessa e resa accessibile ai cittadini; ciò non significa, però, che qualsiasi dato pronunciato nell’aula consiliare diventi automaticamente un dato liberamente e permanentemente diffondibile in rete.
È probabilmente questa la chiave per leggere correttamente il rapporto tra streaming e privacy: massima trasparenza dell’attività istituzionale, ma minimizzazione dei dati personali.
[1] https://www.garanteprivacy.it/documents/10160/0/Codice+in+materia+di+protezione+dei+dati+personali+%28Testo+coordinato%29
[2] https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/44094
[3] https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9745318
